ค่าใช้จ่ายอะไรของบริษัทหักภาษีได้บ้าง — กับ 8 จุดที่หักไม่ได้ที่หลายคนไม่รู้

คำถามที่ดิฉันได้รับบ่อยที่สุดจากเจ้าของ SME คือ "อันนี้หักภาษีได้มั้ย?" — และคำตอบที่ดิฉันมักจะให้คือ "ขึ้นอยู่กับ 3 ข้อ"

การหักค่าใช้จ่ายของบริษัทเพื่อคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ ว่ามีใบเสร็จก็หักได้ มันมีหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนดไว้ และมีหลายกรณีที่ผู้ประกอบการ มั่นใจ ว่าหักได้ แต่จริงๆ แล้วหักไม่ได้

หลักเกณฑ์ 3 ข้อ ที่ทุกค่าใช้จ่ายต้องผ่าน

ค่าใช้จ่ายที่จะหักได้ทางภาษี (deductible expense) ต้องผ่าน 3 เกณฑ์พื้นฐาน:

ทั้ง 3 ข้อ ต้องผ่านครบ ไม่ใช่แค่ 2 จาก 3 — และนี่คือจุดที่หลายคนเริ่มสับสน เพราะเอกสารบางใบ "เกี่ยวกับธุรกิจ" แต่ ไม่มีหลักฐาน ที่ถูกต้อง

ค่าใช้จ่ายที่หักได้ — กลุ่มที่พบบ่อย

เพื่อให้เห็นภาพชัด มาดูค่าใช้จ่ายที่ หักได้ ในธุรกิจ SME ทั่วไป:

หมวด 1 · ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน

• ค่าเช่าสำนักงาน · โกดัง · พื้นที่ขาย
• ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ของสำนักงาน
• ค่าโทรศัพท์ของบริษัท (ถ้ามีสัญญาในนามบริษัท)
• ค่าซ่อมบำรุงสำนักงาน อุปกรณ์ เครื่องจักร
• ค่าวัสดุสำนักงาน · เครื่องเขียน · กระดาษ

หมวด 2 · ค่าใช้จ่ายบุคลากร

• เงินเดือนพนักงาน · โบนัส · OT
• ประกันสังคม (ส่วนของนายจ้าง)
• เบี้ยประกันชีวิตกลุ่ม ประกันสุขภาพพนักงาน
• ค่าใช้จ่ายในการอบรม-สัมมนา
• เครื่องแบบพนักงาน (ที่จำเป็นต่องาน)

หมวด 3 · ค่าใช้จ่ายการขาย-การตลาด

• ค่าโฆษณา ค่ายิงแอด
• ค่าคอมมิชชั่นพนักงานขาย
• ค่า packaging สินค้า
• ค่ารับรองลูกค้า — มีเงื่อนไข (ดูด้านล่าง)

หมวด 4 · ค่าวิชาชีพและบริการภายนอก

• ค่าทำบัญชี · ค่าตรวจสอบบัญชี
• ค่าที่ปรึกษากฎหมาย · ที่ปรึกษาธุรกิจ
• ค่า software/subscription ที่ใช้ในงาน
• ค่าธรรมเนียมธนาคาร

8 จุดที่ "ดูเหมือนหักได้" แต่จริงๆ หักไม่ได้

ส่วนนี้คือสิ่งที่ทำให้เจ้าของ SME ปวดหัวที่สุด — ค่าใช้จ่ายที่ เกี่ยวกับธุรกิจ แต่กฎหมายกำหนดว่าหักไม่ได้ทั้งหมด หรือมีเพดาน

01 · ค่ารับรองที่เกินเพดาน

ค่ารับรองลูกค้า เช่น เลี้ยงข้าว ดื่ม ของขวัญ — กฎหมายให้หักได้แค่ 0.3% ของรายได้ หรือสูงสุด 10 ล้านบาทต่อปี อะไรเกินจากนี้ต้องบวกกลับเป็น กำไรทางภาษี

02 · ของขวัญลูกค้าเกินมูลค่า

ของขวัญลูกค้าหักได้ไม่เกิน ฿2,000 ต่อคนต่อปี และต้องเป็นของที่มีตราสินค้าของบริษัท

03 · ค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่ปนกัน

นี่คือจุดที่ SME ใหญ่พลาดบ่อย — ค่าน้ำมันรถส่วนตัวของกรรมการ ค่าโทรศัพท์ที่ใช้ทั้งส่วนตัวและงาน ค่ารับรองที่จริงๆ คือไปเที่ยวกับครอบครัว — ทั้งหมดนี้ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของบริษัท

04 · เงินที่จ่ายให้กรรมการที่ไม่ได้ทำงาน

เงินที่จ่ายให้กรรมการที่ไม่มี หน้าที่งานจริง (เช่น เป็นกรรมการเพราะถือหุ้น แต่ไม่ทำงานในบริษัท) — สรรพากรอาจถือเป็นเงินปันผลแทน และหักไม่ได้

05 · ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐาน

เงินสดที่จ่ายไปโดยไม่มีใบเสร็จ — หักไม่ได้ ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับธุรกิจแค่ไหน นี่คือเหตุผลที่ระบบบัญชีต้องเข้มงวดกับใบเสร็จทุกใบ

06 · ค่าปรับ-เบี้ยปรับ

ค่าปรับสรรพากร ค่าจราจร ค่าปรับสัญญา — กฎหมายห้ามหักทั้งหมด

07 · ค่าเสื่อมราคาเกินอัตรา

สินทรัพย์ถาวรมี อัตราค่าเสื่อมขั้นต่ำ ที่กรมสรรพากรกำหนด ถ้าบริษัทใช้อัตราสูงกว่า ส่วนที่เกินต้องบวกกลับ (เช่น คอมพิวเตอร์ขั้นต่ำ 20% ต่อปี — ถ้าใช้ 50% ส่วนเกิน 30% บวกกลับ)

08 · สำรองที่ไม่ตรงตามมาตรฐาน

การตั้งสำรอง หนี้สงสัยจะสูญ ต้องตรงตามเกณฑ์ของสรรพากร — ลูกหนี้ที่ค้างเกิน 6 เดือนพร้อมเอกสารทวงถาม จึงตั้งสำรองและหักภาษีได้

หลักฐานที่ต้องเก็บ — ไม่ใช่แค่ใบเสร็จ

กฎหมายกำหนดว่าธุรกิจต้องเก็บเอกสารทางภาษี 5 ปี นับจากวันที่ยื่นแบบแสดงภาษีในรอบบัญชีนั้น สรรพากรสามารถเรียกตรวจย้อนหลังได้

เอกสารที่ควรเก็บไว้ทุกครั้ง ไม่ใช่แค่ใบเสร็จ:

• ใบกำกับภาษี ตัวจริง พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
• สัญญา/ใบเสนอราคา สำหรับงานบริการที่มูลค่ามาก
• หลักฐานการชำระเงิน — สลิปโอน, statement
• หลักฐานการรับสินค้า/บริการ — ใบส่งของ, รายงานการประชุม

การจัดเก็บเป็นระเบียบไม่ใช่แค่เรื่องของการรอ audit — มันลดเวลาในการตอบสรรพากรลงเหลือหลักวันเมื่อมีการเรียกตรวจ

ในมุมของที่ปรึกษา ดิฉันแนะนำเสมอว่า — ก่อนถามว่า "หักได้ไหม" ให้ถามก่อนว่า "เรามีหลักฐานครบไหม" เพราะคำตอบส่วนใหญ่อยู่ที่นั่น